5 Tips untuk Mengurangi Risiko Kegagalan Layanan Cloud

Anda mungkin telah mendengar dari banyak orang yang memindahkan semua data pelanggan ke sistem cloud. Tidak ada lagi inhouse data center dan Anda telah menerapkan setiap layanan berbasis cloud untuk perusahaan anda. Semua layanan tersebut dapat membuat para karyawan perusahaan mengakses e-mail, melihat kalender, file sharing, perencanaan sumber daya perusahaan, manajemen hubungan pelanggan dan komunikasi VOIP - sekarang ada di sistem cloud. Untuk membuat sesuatu yang lebih baik, anda telah bermitra dengan satu vendor dengan harga paket yang disetujui serta kemudahan manajemen. Semuanya telah bekerja secara benar, karyawan dan pelanggan Anda senang, Anda menghemat uang pada anggaran TI dan kepuasan pelanggan meningkat.

Namun sayangnya kegagalan bisnis adalah fakta kehidupan. Sebuah penyedia cloud bisa terhenti layanannya (outage) karena berbagai alasan:

• kesulitan keuangan,
• masalah hukum,
• masalah pasar,
• masalah manajemen. 

Banyak vendor layanan berbasis cloud yang telah tutup seperti Nirvanix, Trustyd, 2E2, Nebula, SunRocket, Ubuntu One (File Layanan dan Music Store) dan Spaces Code. Masing-masing perusahaan memiliki cerita mereka sendiri mengapa mereka tutup. Ada satu kesamaan dari mereka - mitra dan pelanggan pengguna akhir tidak punya kendali atas situasi yang terjadi.

5 Tips untuk Mengurangi Risiko Ketika Terjadi Kegagalan Pada Penyedia Layanan Cloud

Berikut adalah lima tips yang dapat membantu para penyedia layanan cloud dan pelanggan untuk meminimalkan risiko terhentinya layanan cloud.

1. Ajukan pertanyaan yang tepat

Sebagai konsumen layanan berbasis cloud, kita sering segan untuk mengajukan pertanyaan yang tepat dari penyedia cloud. Sebetulnya, ketika kita mengajukan pertanyaan yang tepat maka penyedia layanan cloud dapat membantu mengurangi beberapa risiko terkait dengan data anda di cloud, seperti: Bagaimana kondisi pendanaan provider?

Dengan pendanaan yang tepat melalui gabungan investor, perusahaan cenderung memiliki kemampuan untuk terus mendapatkan dana. Berapa kali sudah terjadi putaran dana? Pada putaran pendanaan, investor asli apakah masih terus berpartisipasi?

Memiliki investor asli yang masih berpartisipasi adalah tanda kekuatan karena mereka percaya pada produk dan perusahaan. Hal yang sering terjadi pada bisnis startup yang baru muncul, banyak investor asli yang sudah keluar karena hanya untuk memainkan keuntungan finansial saja, ini cukup riskan jika diterapkan pada bisnis cloud.

Dalam hal bahwa perusahaan itu untuk melunasi semua utang hari ini, apakah akan ada surplus sisa kas? Informasi ini sangat penting untuk mengetahui sebelum memilih penyedia berbasis cloud, tetapi banyak orang sering mengabaikan itu.

Tentu hal tersebut dapat anda tanyakan jika akan melakukan kontrak layanan cloud yang cukup besar saja.

2. Amankan 'taruhan' cloud Anda

Bahkan mengetahui posisi keuangan vendor tidak menjamin bahwa mereka tidak akan menutup perusahaan. Ada cara lain dimana anda dapat melindungi diri. Sebelum terlibat dengan vendor layanan berbasis cloud, sangat penting untuk membuat rencana kontinjensi (keberlanjutan). Pernahkah Anda mendengar kalimat, "jangan menaruh semua telur Anda dalam satu keranjang"? Ada banyak penyedia cloud yang berbeda dan masing-masing memiliki ceruk pasar tersendiri.

Menyebarkan lokasi cloud pelanggan Anda di beberapa penyedia memungkinkan untuk dapat terus berjalan jika ada masalah besar dengan salah satu dari vendor layanan cloud. Misal, sistem email pelanggan Anda ada di satu provider, sistem VoIP harus berada di tempat lain. Dalam skenario ini, pelanggan Anda masih memiliki metode untuk berkomunikasi dengan klien dan kolega dan dapat mengurangi kerusakan dalam hal salah satu sistem terhenti.

3. Jauhkan salinan ekstra

Data pelanggan Anda adalah aset bisnis yang paling penting dan tak tergantikan jika hilang. Meskipun Anda telah memiliki backup dan recovery dari penyedia, itu masih dalam kepentingan terbaik dalam menyimpan salinan data ini. Bagaimana jika cadangan yang ada di salah satu vendor layanan cloud mati? Salinan dapat disimpan secara lokal atau melalui penyedia cloud lain. Hal ini akan terdengar baik bahwa ada salinan data sekunder pelanggan ketika vendor layanan cloud utama anda down. Praktik terbaik dalam hal ini adalah, anda menempatkan server dan storage cadangan pada sebuah data center yang kuat dan aman.

4. Memiliki perjanjian hukum

Metode lain untuk membantu menghindari bencana: perjanjian hukum dengan vendor cloud Anda. Perjanjian Anda harus menggariskan apa yang akan terjadi jika perusahaan memutuskan untuk pailit. Berapa lama Anda akan memiliki akses ke sistem penyedia cloud dan data pelanggan Anda? Seminggu, dua minggu, sebulan? Ini akan memakan waktu untuk migrasi data dari satu penyedia yang lain dan timeline harus cukup untuk hal tersebut. Namun jika anda sudah memiliki penyimpanan cadangan pada sebuah disaster recovery center, maka hal ini tidak perlu terlalu dikhawatirkan, namun tetap perlu.

5. Buat akun escrow

Anda mungkin bertanya-tanya, "Mengapa saya perlu itu?" Nah, beberapa vendor cloud memiliki sistem enkripsi perangkat lunak, bahkan jika Anda bisa menarik data pelanggan Anda, Anda tidak dapat melakukan apa-apa dengan itu. Anda dapat bernegosiasi dengan penyedia cloud terhadap paten perangkat lunak tersebut pada sebuah rekening escrow. Berdasarkan ketentuan perjanjian, akses ke perangkat lunak terkunci dalam rekening escrow ini hanya akan terjadi jika provider menyatakan kebangkrutan atau keluar dari bisnis.

Ide utama di sini adalah untuk mempersiapkan kegagalan penyedia cloud sebelum benar-benar terjadi. Itu adalah pendekatan yang telah di ambil banyak perusahaan besar dengan sistem in-house (data center full managed service). Jadi hal tersebut juga tidak bisa ditinggalkan dengan kita memakai cloud. Kita dihadapkan dengan beberapa potensi hasil akhir yang sama meskipun skenario mungkin bisa berbeda. Tidak peduli berapa banyak perjuangan untuk berpindah ke penyedia pihak ketiga, pada akhirnya bisnis pelanggan dan data tetap merupakan hal terpenting.

Kesimpulan dalam mengurangi resiko layanan cloud ini adalah: Cari tahu situasi keuangan penyedia cloud anda, gunakan beberapa vendor cloud, backup data pelanggan anda pada sebuah data center yang kuat dan pahami perjanjian cloud anda.